Digitaliser la gestion locative : les 5 meilleurs outils pour le property manager
La digitalisation s’impose dans de nombreux secteurs et ce à plus forte échelle depuis la crise COVID-19. Digitaliser la gestion locative a bousculé les habitudes du property manager pouvant désormais gérer à distance des contrats de location, des diagnostics mais aussi les incontournables compte-rendus d’assemblées générales.
D’après l’article « Gestion locative digitale : la crise COVID-19 accélère la mutation du secteur », d’ici 5 ans, la digitalisation de la gestion locative représentera 75% du marché. De la représentation aux réunions d’assemblées générales, à la gestion de conflits avec des prestataires en passant par la gestion de sinistres, découvrez comment la gestion locative digitalisée impacte déjà le property manager.
Dans cet article :
1. Centraliser la gestion locative avec AppFolio Property Manager
Parfois, ce n’est pas évident de rassembler tous les renseignements dont nous avons besoin car ils sont répertoriés dans différents dossiers et sûrement détenus par différentes personnes. Il est très facile de perdre du temps et de se frustrer lorsqu’un client a besoin d’un document en urgence.
Tout comme moi, vous rêvez certainement d’un logiciel tout en un ?
Un outil permettant un accès instantané à des rapports à personnaliser, générer des relevés de propriétaires ?
AppFolio Property Manager permet même de nombreuses options de location en ligne, vous aide à la sélection des locataires, à automatiser la redoutable partie de la gestion locative à savoir le recouvrement des paiements.
Il permet aussi d’être l’interface unique entre vous et les locataires qui peuvent payer leur loyer directement sur AppFolio Property Manager.
2. Sécuriser les données avec Yardi
Digitaliser la gestion locative c’est aussi être en possession de nombreux documents confidentiels. En effet, les devis, les factures, les documents techniques et de diagnostics constituent les dossiers qui doivent avoir un accès facilité et surtout sécurisé.
Avec l’augmentation du portefeuille client, beaucoup de gestionnaires locatifs utilisent le Cloud. Yardi est une solution qui détermine et élimine les points faibles en termes de sécurité du Cloud. Chaque base de données est copiée sur un serveur avec une sauvegarde automatique et une traçabilité au temps T. Par un système de Chauffage Ventilation Climatisation, le centre de données est protégé d’une défaillance technique pouvant altérer vos données.
3. Digitaliser la gestion locative pour limiter les espaces vacants avec Egide
D’après le gouvernement 1,1 millions de logements sont vacants depuis au moins trois ans dans le parc privé. On observe alors depuis l’an dernier un Plan national de lutte contre les logements vacants. Et si digitaliser de la gestion locative permettait de limiter ce fléau ?
Une solution comme on peut trouver sur Egide permet de suivre en ligne l’occupation des logements.
Egide anticipe sur les logements bientôt vacants et permet au property manager de se focaliser sur la mise en avant de ces espaces et tendre vers un taux d’occupation le plus avantageux possible.
Digitaliser la gestion locative permet de limiter la perte de chiffres d’affaires et de répondre aux recommandations du Plan national de lutte contre les logements vacants.
4. Simplifier les états des lieux avec ImmoPad
L’état des lieux rime souvent avec stress et formulaires de plus en plus longs. Parfois, vous pouvez trouver des extraits de textes de lois dans ces formulaires utilisés pour évaluer l’état des pièces lors de l’emménagement et du déménagement.
Vous observez pièce par pièce et comparez avec ce qui est décrit dans les formulaires. Mais que se passe-t-il lorsque vous devez joindre une photo ? Vous utilisez votre téléphone et le transférez sur un ordinateur, l’ajouter en annexe du formulaire pour le renvoyer par mail au Propriétaire.
Et si vous pouviez utiliser ce même téléphone (ou tablette) et joindre cette photo à un formulaire électronique ? Et si vous pouviez compléter automatiquement la fiche du locataire en fonction de quelques mots-clés ?
Chaque année, 150 000 états des lieux sont réalisés avec l’application ImmoPad et observer les bénéfices suivants :
- Gagner 2 fois plus de temps pour l’entrée et sortie des lieux
- Limiter les litiges et gagner en sérénité
- Générer des documents uniformisés, complétés avec des photos et des rapports, des diagnostics et des factures
- Servir au chiffrage des travaux pour la remise en état rapide des lieux
Dans l’industrie du logement étudiant, il y aurait des centaines de ces rapports chaque été. Le seul volume en fait une grande victoire pour ces types d’organisations.
5. Suivre le parcours incident en temps réel avec Jeffrey’s home
Mais que se passe-t-il lorsque vous êtes absent de votre bureau et qu’un problème critique survient ? Vous épluchez tous les mails pour retrouver les contrats de bail et les documents techniques ? Comment faire pour documenter sur-le-champ une intervention ?
Une solution comme Jeffrey’s home permet à tout occupant de déclarer un incident à partir d’un QR code. Sans avoir à télécharger d’application, il est possible de qualifier l’incident avec une description et des photos. Le property manager et tout autre gestionnaire ayant un accès peuvent consulter et suivre de n’importe où les incidents ainsi qu’à attribuer un prestataire.
Vous l’aurez compris, la digitalisation de la gestion locative permet aux property managers de :
- Libérer du temps pour eux-même et leurs équipes en automatisant le paiement, la gestion documentaire et le suivi des activités.
- Réduire les litiges en assurant une meilleure traçabilité et davantage de preuves documentaires en temps réel.
- Libérer de l’espace puisque la digitalisation de la gestion locative vous débarrasse des armoires encombrants de dossiers clients
- Garantir une meilleure satisfaction client en offrant davantage de réactivité puisqu’il est possible de retrouver chaque document, trier par date et par client. Il est même possible de paramétrer des alertes pour anticiper sur les prochains travaux de prestataires par exemple.
- Se concentrer sur les tâches de forte valeur ajoutée du property manager
Chez 360SmartConnect, nous sommes heureux d’échanger avec nos lecteurs sur les actualités du marché de la digitalisation de la gestion locative. Faciliter la vie des property manager et découvrir les opportunités que la technologie apporte à ce métier. Vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des incidents dans l’immobilier ou comment améliorer la satisfaction client avec une solution de traçabilité ?
-> Prenez contact avec notre équipe sur Jeffrey’s home !
