Votre mission est la gestion des bureaux
Se concentrer plus sur le travail et ne plus se préoccuper des incidents quotidiens au bureau : entretien insuffisant, manque de chaises, vidéoprojecteur HS, mobiliers cassés, mauvais réglage du chauffage et climatisation, mais aussi au niveau des sanitaires !
Réduisez les taches répétitives et les appels inutiles. Un partage d’informations instantané et rapide
Non seulement en argent par coût maîtrisé grâce une traçabilité sur les prestations établies mais aussi en temps grâce à une réactivité : quoi de mieux que le suivi en TEMPS RÉEL ?!
Des rapports détaillés sur les prestations : statistiques des incidents par lieu, par gestionnaire, par période, horodatage, devis, factures.. afin de maîtriser les coûts et être stratégique sur les postes de maintenance préventive !
10h23
Mardi : Jacques, salarié de l’entreprise TucTuc, ne parvient pas à tirer la chasse d’eau des toilettes du 3e étage aile droite
SANS JEFFREY
Jacques essaye de contacter Antoine, responsable du workplace. Mais ce dernier ne fait pas attention à ses appels
Antoine vient répondre aux appels de Jacques et lui promet de résoudre le problème du demain matin
Antoine essaye de rejoindre son assistant pour qu’il s’occupe de cet incident faute de temps. Mais sans résultat
Antoine se déplace vers le 3e étage pour comprendre le problème
Antoine appelle un prestataire mais celui-ci est occupé
Antoine vient de réserver un rendez-vous avec un plombier
Un collègue de Jacques vient d’appeler Antoine pour lui rapporter le même problème
Antoine sent la pression et rappelle le plombier pour confirmer le rendez-vous
Le plombier arrive sur le site, il ne sait pas où se situe le problème. Il essaye de rejoindre Antoine . Ce dernier avait un déplacement urgent !
Antoine rejoint le plombier et reporte le rendez-vous
Le plombier est sur place et découvre le problème. Il envoie le devis au gestionnaire
Le gestionnaire transfert le devis a son supérieur pour valider l’intervention. Ce dernier valide, le gestionnaire informe le plombier
La fuite est réparée. Le plombier repart.
Le gestionnaire appelle le plombier pour savoir si tout est ok et avoir les documents nécessaires pour faire les démarches auprès de l’assurance.
17h26
17h55
19h02
J+1
8h01
9h15
9h18
12h30
13h05
18h30
18h35
J+2
8h30
10h45
12h02
17h06
17h56
J+2
09h45
12h12
Jacques scanne le QRCode disponible dans le 3e étage, indique en commentaire l’objet de l’incident et prend une photo le problème
Antoine le responsable de la gestion du workplace vérifie ses mails avant de partir. Confirme l’incident et lui attribue un prestataire
Le plombier appelle Antoine le gestionnaire du workplace car il a ses coordonnées dans le mail d’information sur l’incident. Ils échangent sur le problème et conviennent d’un rendez-vous à 12h30 sur place.
Le plombier est sur place et découvre le problème de la chasse d’eau des toilettes dans le 3e étage. Il réalise un devis pour la réparation et obtient l’accord immédiatement pour faire la réparation
La fuite est réparée et le gestionnaire est informé en temps réel de la résolution
SANS JEFFREY
Jacques vient d’observer un problème dans la chasse d’eau des toilettes des 3 étages, ce dernier essaye de contacter le workplace manager.
8h24
Il n’arrive pas à Rejoindre le workplace manager ni par e-mail ni par appel téléphonique
9h11
Avant la pause-déjeuner il essaye de lui rendre visite dans son bureau pour rapporter le problème
11h26
Son secrétaire vous informe qu’il vient juste de partir et il sera dispo l’après-midi
15h58
Encore une fois, Jacques interrompit son travail et revint vers le workplace manager. Il explique le problème et insiste sur l’importance de faire une intervention rapide.
18h06
Le workplace manager rend visite au 3e étage pour qualifier le problème, contacte un plombier et planifier un rendez-vous le demain matin
18h09
Le plombier est passé, le problème est résolu.
J+1
8h02
Le proprety manager essaye de contacter le plombier et l’employée pour contrôler la résolution du problème.
11h02
L’employé déclare l’incident sur Jeffrey. Dans son commentaire, il indique l’étage avec photo à l’appui.
10h36
Le workplace manager vérifie les incidents aux bureaux à travers les notifications et découvre ce problème. Rapidement il lui attribue un prestataire
12h31
Le problème est réglé. Tout est enregistré dans Jeffrey.
8h24
gain de temps
Moins d’appels sans valeur ajoutée, moins de temps perdu pour l’administrateur de biens. Or temps = argent !
réactivité
Une réactivité sans faille avec la possibilité de déclarer un incident 24/24h et 7/7j et la prise en compte dès l’arrivée au bureau.
satisfaction client
Du temps libéré pour être à l’écoute de ses clients et toujours mieux les servir.
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